Valkplanner
Klant
Van der Valk
Website
De nummer 1 horeca werkgever van Nederland
Van der Valk Exclusief al Create-klant van het eerste uur. In opdracht van één van de Van der Valk hotels is Create B.V. sinds 2016 de ontwikkelaar van rooster- en administratietool ‘Valkplanner’. Deze tool wordt inmiddels iedere maand door maar liefst meer dan 5000 gebruikers gebruikt om ruim 8000 diensten te plannen. Per vestiging zijn er maandelijks honderden tijdregistraties waar meer dan 200.000 uur wordt getracked. Iedereen maand wordt de Valkplanner bij twee Van der Valk vestigingen geïmplementeerd. De luxehotels van Van der Valk exclusief werken onder één naam maar ieder hotel is daarentegen een afzonderlijk bedrijf. Dit maakt de standaardisatie op veel vlakken een uitdaging, een uitdaging die Create graag aangaat. De hotels die nog niet bij de Valkplanner zijn aangesloten werken veelal met Excel-lijsten, zelfgebouwde applicaties of hebben lopende abonnementen bij aanbieders van standaardoplossingen.
Zoveel (mensen) hotels, zoveel wensen
Bij de meeste hotels hebben medewerkers geen directe toegang tot belangrijke informatie, gaat veel planningswerk nog op papier en verloopt de communicatie niet op een gestandaardiseerde wijze. Naast de algemene probleemstelling hebben de verschillende hotels ook hun eigen uitdagingen. In het samenbrengen en prioriteren van de wensen die hieruit voortkwamen lag dan ook een grote uitdaging. Er moest een balans worden gevonden tussen maatwerk en het algemene nut van de nieuwe functies.
De Valkplanner Toolset
In totaal hebben wij 3 (!) nieuwe applicaties gebouwd waarmee Van Der Valk Exclusief nu het verschil maakt t.o.v. haar concurrenten. Deze applicaties zijn:
De Manager-App is de basis van de Valkplanner-toolset. Vanuit deze app worden o.a. de diensten aangemaakt en medewerkers ingepland. Ook worden hier de verlofaanvragen behandeld en geregistreerde uren verwerkt tot informatie voor de salarisadministratie.
Dagelijks klokken honderden medewerkers van de hotels in- en uit op de ValkTimer. Met deze tool wordt tot de seconde nauwkeurig bijgehouden hoeveel tijd iedere medewerker heeft gewerkt. Natuurlijk bevat de ValkTimer een hoop slimme logica, waarmee alle bijzondere situaties worden afgevangen en de medewerker altijd eerlijk wordt geklokt.
Als medewerker wil je altijd en overal kunnen checken wanneer je weer moet werken, of je verlofaanvraag al is goedgekeurd en of je ruildienst al door een collega is overgenomen. De medewerkers-app bevat al deze informatie en nog veel meer.
Onze aanpak
Het opschalen naar 40 hotels zet de expertise van Create flink aan het werk. Om de oude ‘Valkplanner’ om te toveren naar een toekomstbestendige oplossing met meerdere apps, is als eerste de technische laag van de applicatie aangepakt. Zo is de volledige toolset multi-tenant gemaakt wat betekent dat elk hotel zijn eigen set aan omgevingen heeft, welke door Create centraal beheert kunnen worden. Daarnaast is de authenticatie en autorisatie gestandaardiseerd in een gecentraliseerde API. Hierdoor kunnen gebruikersaccounts en wachtwoorden door alle applicaties gebruikt zodat de techniek weet of het account veilig is en het juiste toegangsniveau heeft. Bij de ontwikkeling van de toolset zijn de volgende stappen doorlopen:
- Vanwege de omvang van het project is begonnen met een plan in hoofdlijnen: Welke frameworks en technieken gebruiken wij? (React, Symphony, Kubernetes) Hoe maken wij Valkplanner toekomstbestendig voor 40 hotels? Welke product roadmap volgen wij?
- Ontwikkeling van de ValkTimer
- Ontwikkeling van de Medewerkers-App
- Ontwikkeling van de Manager-App
- Pilot gedraaid met een kleine groep medewerkers in één Van der Valk Exclusief hotel
- Livegang is gefaseerd doorgevoerd door telkens 1 hotel aan te laten sluiten
- Configurabel maken van de ValkTimer zodat alle hotels hun eigen instellingen voor het registeren van tijd kunnen doorvoeren
- Uitbreiding van alle Apps met nieuwe functies op basis van feedback n.a.v. pilot en gefaseerde livegang
Het resultaat: de online applicatie
![de-manager-app]()
De Manager-App ![de-valktimer]()
De Valktimer ![de-medewerkers-app]()
De Medewerkers-App
