Casus

Alles voor de kinderopvang

planning-4

Klant

Planning-4

Website

Planning-4

Uitdaging om te sturen op vraag naar opvang


De kinderopvang sector wordt sterk beïnvloed door de staat van de economie: als de werkgelegenheid hoog is zijn ouders veel van huis en neemt de vraag naar opvang toe, met een crisis draait dit beeld helemaal om. Door deze extreme schommelingen is het een grote uitdaging om vraag en aanbod in balans te houden. Het is voor kinderopvangorganisaties belangrijk om tijdig inzicht te krijgen in de wisselingen die komen gaan. Het ontbreekt echter vaak aan goede software om dit inzicht te bieden. Kleine kinderopvangorganisaties hebben niet altijd de financiële ruimte om software aan te schaffen. Als er een systeem wordt aangeschaft, zit daar vaak functionaliteit in dat voor kleine organisaties niet van toepassing is. Hierdoor ontstaat er een diversiteit aan systemen zoals spreadsheets, tekstbewerkers en de echt noodzakelijke programma’s voor bijvoorbeeld de salaris verwerking. De grote kinderopvangorganisaties hebben dan weer te maken met meerdere afdelingen en locaties, waarvan het overzicht bewaren al meer dan genoeg werk kost.

Planning-4

Kosten nemen toe en wachtlijsten lopen op

Het management van een kinderopvangorganisatie heeft een hele uitdaging om de organisatie draaiende te houden en komt niet toe aan het sturen op vraag naar opvang in de toekomst. Het gevolg is dat er te laat gehandeld wordt, waardoor:

  • Wachtlijsten voor ouders toeneemt
  • Prijzen voor opvang stijgt
  • Flex krachten ingezet moeten worden
  • Administratieve lasten toeneemt

Door automatisering ontstaat ademruimte waarmee deze vicieuze cirkel kan worden doorbroken. Het is echter lastig voor kinderopvangorganisaties om software te vinden dat aansluit op de praktijk. Er worden hierdoor meerdere systemen gebruikt, wat het moeilijk maakt om alle informatie te combineren en daarop te kunnen sturen; laat staan prognoses te maken voor de vraag naar opvang in de toekomst.

Eén plek waar alles samenkomt

In opdracht van de kinderopvang heeft Create een systeem ontwikkeld waar kindplanning, personeelsplanning en managementinformatie samenkomt. Het platform is volledig instelbaar waardoor het geschikt is voor zowel kleine als grote kinderopvangorganisaties. De online webapplicatie helpt de kinderopvangorganisatie zo efficiënt mogelijk in te richten. Het systeem houdt bijvoorbeeld rekening met de verhoudingen tussen het aantal kinderen en het wettelijk benodigde aantal begeleiders en waarschuwt tijdig op het moment dat een medewerker naar huis kan als kinderen worden opgehaald. Bij het maken van roosters laat de applicatie zien welke medewerkers het handigst zijn om in te zetten, bijvoorbeeld om overuren te compenseren. Zo maak je alleen kosten als het echt nodig is. Op basis van alle plaatsingsovereenkomsten en de beweging van in- en uitstroom is via visuele rapportages inzichtelijk wat de vraag naar opvang in het verleden, heden en toekomst is. Een efficiëntere balans tussen vraag en aanbod, inzicht in de vraag naar opvang in de toekomst, alles in één systeem en geschikt voor ieder device: dat is Planning-4.

Onze aanpak

  1. Op locatie meekijken met het werkproces, de huidige systemen en gevoel krijgen bij de uitdaging in de praktijk
  2. De functies die bij elkaar horen groeperen, zodat modules ontstaan voor de nieuwe online applicatie
  3. Een design maken dat visueel aansluit bij de kinderopvang
  4. Samen met de kinderopvangorganisatie de applicatie inrichten zodat het intuïtief werkt en makkelijk in gebruik is
  5. Er is iteratief gewerkt om snel bij te kunnen sturen op gewijzigde inzichten. De applicatie sluit daardoor naadloos aan op de praktijk
  6. De applicatie is bij de kinderopvangorganisatie in de praktijk gebruikt, zodat zeker is dat de applicatie echt goed werkt

Het resultaat: De online applicatie