Casus

Hét nieuwe zorglandschap

Klant

Create Care

Website

Clientgedreven formeren

Zorginstanties hebben een grote uitdaging om de formatie maandelijks rond te krijgen. Gedurende het jaar wordt er veelal gestuurd op een bestaande ZZP mix en de bijbehorende financiële middelen. De behoefte is echter om meer te kunnen doen in het maken van prognoses en simulaties over de formatie. Als zorginstantie werk je toe van een bestaande clientmix naar een gewenste clientmix en zorgzwaarte. Create Care speelt hierop in door een uitzonderlijke formatie applicatie te bieden die dat kan.

Inzicht in kostprijzen

Naast meer grip op de formatie heeft Create Care tevens een applicatie laten ontwikkelen door Create om kostprijzen te berekenen. De kostprijs geeft aan wat een uur dienstverlening in de zorg kost, gesplitst per type handeling zoals persoonlijke verzorging, behandeling of begeleiding. Met een kostprijs kan het budget van een afdeling en per cliënt nog beter worden ingevuld. Samen met de mantelzorgers kan beter bepaald worden hoe het beschikbare budget wordt ingezet, doordat iedere handeling op basis van de kostprijs van het budget wordt afgeboekt. Inzicht in de kostprijs maakt zorgvraag gestuurde zorg mogelijk.

De uitdaging: Van Excel bestand naar online tool

Kostprijzen en formatie vraagstukken worden binnen de zorg voornamelijk via Excel bestanden ingevuld. Create heeft in opdracht van Create Care deze Excel bestanden omgezet naar échte online webapplicaties

De voordelen

Alle informatie altijd en overal beschikbaar;
Verbanden tussen informatie zijn automatisch gelegd, waardoor er geen handmatige actie meer voor rapportage of kwaliteitsverantwoording nodig is;
Functionaliteit werkt dankzij goede techniek snel en dankzij een goed design intuïtief;
Je kunt eenvoudig met meerdere gebruikers tegelijk in dezelfde applicatie werken;
Persoonsgegevens worden veilig opgeslagen en door een goede serveromgeving worden er automatisch back-ups gemaakt;
Met één druk op de knop kan een nieuwe zorginstelling ook gebruik maken van de applicatie.

Onze aanpak

Create is intensief met de kennishouders gaan samenwerken om de Excel bestanden over te zetten naar online applicaties. De stappen in onze aanpak zijn als volgt:

Verschillende functies uit de Excel bestanden op een rij zetten
De functies die bij elkaar horen groeperen, zodat modules ontstaan voor de nieuwe online applicatie
Marktonderzoek naar bestaande softwareleveranciers die al modules aanbieden. Door met deze bestaande applicaties te koppelen zijn de Excel bestanden sneller omgezet naar applicaties en wordt de positie in de markt voor de applicatie van Create sterker
Er is een design gemaakt waardoor de applicatie visueel aansluit bij de ouderenzorg en eenvoudig en intuïtief gebruikerservaring biedt
De formules uit de Excel bestanden zijn ontcijferd en omgezet naar technische documentatie
Het design en de technische documentatie is besproken met de kennishouders van iPVB en zorginstellingen (de eindgebruikers)
Op basis van de technische documentatie en het design is gestart met de bouw van de online applicatie
Nadat de eerste basis is gezet, zijn er testrondes geweest met eindgebruikers om te controleren of de werking klopt en de applicatie intuïtief werkt
Voordat de online applicatie echt in gebruik genomen wordt, hebben enkele zorginstellingen een testperiode doorlopen om de Excel bestanden en de online applicatie naast elkaar te gebruiken. Hierdoor wordt duidelijk of beide systemen hetzelfde resultaat geeft
Als laatste zijn het aantal gebruikers van de online applicatie gecontroleerd toegenomen zodat Create in de gaten kan houden of de online applicatie stabiel blijft draaien als de belasting op de applicatie toeneemt

Wij zijn continu in gesprek met de eindgebruikers om de applicatie te verbeteren zodat het blijft aansluiten op de praktijk.

Menno Commandeur

Het resultaat: De online applicatie

Kostprijsinstrument: het berekenen van kostprijzen.
ProForma: het formeren van teams op basis van de zorgvraag en binnen het budget.
Dashboard: inzicht in de belangrijkste cijfers en bijbehorende rapportages.
Exploitatie: inzicht in de geleverde zorg.