6 tips om je administratie te verduurzamen

Bij het bijhouden van een (duurzame) administratie is het van belang dat het overzichtelijk blijft. Door de administratie digitaal bij te houden is het een stuk makkelijker om boekingen niet kwijt te raken en een overzichtelijk beeld te krijgen en te behouden. Gelukkig gebruiken veel mensen deze optie al, maar ik hoor veel dat er maar beperkt gebruik van wordt gemaakt. De mate van gebruik wordt voornamelijk bepaald door in hoeverre de boekhouding “binnen het eigen bedrijf” wordt gevoerd. Wij voeren de administratie bij Create grotendeels binnen de eigen organisatie. Het meeste werk komt voort uit facturen. Met online boekhouden is het gemakkelijk facturen aan te maken en via mail te verzenden. In de administratie kun je de lay-out van een standaard factuur aanpassen en bijvoorbeeld een logo toevoegen om de factuur wat persoonlijker te maken. Het aanpassen van een factuursjabloon kost wat tijd, maar scheelt ontzettend veel tijd wanneer deze klaar en in gebruik is.

Door gebruik te maken van software kun je verschillende onderdelen van de administratie bij elkaar brengen. Zo maken wij gebruik van een CRM-pakket. CRM staat voor Customer Relationship Management. Zo kan het salesteam een klant aanmaken en alle bijbehorende documenten toevoegen aan die klant. Denk hierbij aan e-mails met gemaakte afspraken of bijvoorbeeld offertes. Wanneer een offerte akkoord is kan deze in het systeem geaccepteerd worden en worden de facturen automatisch klaargezet. Het is hierbij zaak om een CRM-pakket te vinden die bij de wensen van uw organisatie past. Een kleine organisatie heeft namelijk minder functionaliteiten nodig dan een grotere organisatie. Het management van uw organisatie kan uit een CRM-pakket allerlei handige rapportages halen. Denk hierbij aan het slagingspercentage van uitgebrachte offertes, verwachte omzet en bijvoorbeeld hoelang het duurt voordat een klant gemiddeld betaalt.

Vandaag de dag worden veel facturen nog per post of per mail verzonden en ontvangen. Digitaal verzonden facturen worden vaak in de vorm van PDF, Word of Excel verzonden. Als je zo’n factuur ontvangt kost het veel tijd om deze op te slaan en te verwerken in de boekhouding gezien dit handmatige acties zijn. E-facturering maakt van een factuur een gestructureerd bestand. Hierdoor kunnen de facturen gemakkelijk van het ene boekhoudprogramma elektronisch en geautomatiseerd verwerkt worden in een ander boekhoudprogramma. Dit bespaart veel tijd en daarmee dus geld. E-facturering is daarom een geweldige oplossing om een papierloze administratie te runnen.

Je wil het jouw klanten zo makkelijk mogelijk maken om jouw verzonden facturen te verwerken. Door ze online te verzenden komen de facturen het snelst aan en zijn ze het makkelijkst te verwerken. Je kunt bij sommige softwarepakketten ook instellen dat wanneer een factuur via de mail verzonden is je ziet of deze geopend is of niet. Hierdoor kunnen later geen discussies ontstaan over openstaande facturen die de klant “niet gelezen of gezien heeft”. Met leveranciers ligt het iets anders. Je bent in dat geval namelijk zelf de klant en mag dus zelf eisen stellen aan de ontvangen facturen (welk format je deze wil, bijvoorbeeld PDF) en over hoe je deze wilt ontvangen. Als je deze eisen doorgeeft bij het afsluiten van een contract of order scheelt dit het meeste tijd. Je hoeft dan, als het goed is, op een later moment niet nog eens te vragen of de facturen of verzendmethode aangepast kunnen worden.

De interne administratie was bij ons de grootste papier verspiller. Het opstellen, aanpassen en laten ondertekenen van contracten gaat vaak gepaard met veel papier en papierverspilling. Je kunt contracten digitaal opstellen en ook online laten ondertekenen. Hierdoor bespaar je een hoop papier en raak je minder snel contracten kwijt. Papier kan altijd verloren gaan, maar Online Clouds zijn een stuk veiliger. Zorg altijd dat er een back-up is op een andere plek dan waar je de documenten opslaat. Systemen zijn ook niet altijd waterdicht en er kunnen fouten in komen waardoor je de bestanden kwijt raakt. Een back-up is daarom noodzaak.

De werkkostenregeling (WKR) is verplicht voor alle werkgevers. Met de WKR kun je een deel van je totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor je werknemers. Om hiermee niet de fout in te gaan (de boetes zijn gigantisch) is een digitale administratie een ‘must-have’. In de boekhouding kun je bijvoorbeeld kostenplaatsen aanmaken. Hiermee kun je inkoopfacturen van bijvoorbeeld lunch of bedrijfsfeesten gemakkelijk en overzichtelijk plaatsen in de vrije ruimte. Door dit bij te houden kun je ten alle tijden zien hoeveel ruimte je nog over hebt of dat je rekening moet houden met een eindheffing. Zo kom je niet voor onverwachte verrassingen te staan aan het eind van het jaar. Ik hoop dat ik je met mijn blog wat ideeën heb gegeven over het makkelijker inrichten van je administratie en je heb aangezet om je administratie papierloos te voeren.